5 astuces pour une meilleure organisation de vos mails
Tout d’abord, ce billet sera entièrement consacré à Gmail (et par la même occasion, les mails de google App) donc réfractaires, s’abstenir !
1. Mort au client, préférez le Webmail
Auparavant, j’étais vraiment pour les clients mails (comprenez par là Outlook, Thunderbird, etc..) déjà pour leur disponibilité offline mais également par facilité de classement des e-mails.
Cependant, j’ai très vite commencé à me tourner vers le Webmail (ex : « http://gmail.com/« ) car je trouvais l’arrivée des e-mails beaucoup plus rapide, plus besoin de faire le traditionnel « Envoyer/Recevoir » dans l’attente d’un message.
Certains me diront que l’on peut programmer le client pour qu’il se connecte au pop toutes les X minutes, mais ceux qui essayeront le webmail comprendront qu’un e-mail reçu dans la seconde fait parfois gagner beaucoup de temps 
2. Ne mélangez pas pro et perso
Un problème récurent est l’abondance d’e-mails à classer, sur une seule adresse. Avec ça, il est encore plus dur de trier ce qui est personnel (ou plutôt « poubelle », ex : les notifications Twitter/Facebook/MySpace/Blog, etc..) et professionnel : demandes de partenariat, débat, etc.. (en imaginant que vous n’avez pas une adresse dédiée pour votre boulot)
Un conseil : Créez plusieurs adresses. De nos jours, cela ne prend plus que quelques minutes et croyez moi, tout sera beaucoup plus organisé dans votre tête
Par exemple, voici l’adresse que je renseigne lors d’une inscription ou pour recevoir des notifications de mon blog : nathan[at]dwst[.]be
Notez au passage que dans ce cas-ci, il s’agit d’une utilisation de Google App, qui permet d’avoir une interface Gmail pour tout nom de domaine en votre possession.
Mais aussi, celle que j’utilise pour les demandes un peu plus officielles, tout ce qui concerne Google ou les partenariats : nathansoret[at]gmail[.]com
3. Utilisez les libellés
Eh oui, ce n’est pas pour rien qu’est présente cette fonctionnalité dans Gmail, et même si je l’ai découverte il y a peu, cela offre une meilleure visibilité pour les e-mails à thématiques différentes.
En gros, imaginons que je reçoive un message de Twitter comme quoi une personne X ou Y me followe désormais, voici ce que je peux voir dans les détails de l’émetteur
Toujours dans le message, cliquez sur « Autres actions > Filtrer les messages similaires »
Une fenêtre apparaît. Vous pouvez bien sûr affiner le filtre, mais ce qui nous intéresse est le « De :« , cliquez maintenant sur « Etape suivante »
Il ne reste plus qu’à cocher « Appliquer le libellé > Nouveau libellé » (choisissez le nom que vous voulez pour celui-ci)
Ainsi, dans tout vos prochains mails envoyés par Twitter, vous aurez (dans mon cas, bien sûr) un petit rectangle « Twitter » de la couleur que vous aurez choisi.
4. Un mail important ? Deux solutions s’offrent à vous
Vous venez de recevoir un message important mais vous n’avez pas le temps de le lire, et surtout vous avez peur de ne pas vous en rappeler par la suite tellement vous recevez d’e-mails ? Pas de problème, cette fois-ci vous avez deux solutions :
1. Utilisez le libellé (cf. astuce 3)..
Dans mon cas, j’ai créé un libellé « A lire » en rouge (mais pouvant très bien être remplacé par « Important » ou « Urgent ») et chaque fois que je reçois un « e-mail important« , je le sélectionne, et je lui attribue le libellé « A lire ».
Le mail a désormais un petit rectangle rouge avec « A lire » devant l’objet.
2. .. Ou soyez encore plus rapide
A côté de chaque e-mail, vous pouvez apercevoir une petite étoile, appelée aussi « icône de suivi« , il vous suffit simplement de cliquer dessus pour qu’elle change de forme ou de couleur, et ainsi être plus remarquable
Pour avoir encore plus d’icônes, rendez vous dans les « Labs » et activez l’option « Icônes de suivi personnalisées«
5. Faites des notes
Dans certains messages, il y a toujours des petites informations qui vous seront utiles par la suite (par exemple pour moi, ce sont mes accès FTP, ou encore l’identifiant sur un site, mais aussi un simple numéro de téléphone)
Il est donc parfois utile de les noter quelque part et vous n’avez pas toujours un post-it sous la main. C’est là que « Tâches » de Gmail intervient. Il est disponible dans le menu latéral gauche, tout en bas, juste en dessous de « Contacts » (attenntion, il semblerait qu’il ne soit pas disponible dans la version Google Apps)
Notez donc en quelques secondes une information importante, une tâche ou ce que vous voulez !
Super article
Perso sur le Mac je ne vais jamais sur Gmail ! Mail est toujours ouvert et quand je reçois un message je le vois tout de suite. Et ça ne fait rien si je le reçois 2 ou 3 minutes après l’avoir reçu sur Gmail. En tout cas après, chacun son avis
Bonne continuation.
Très bon article, j’aurais aussi parlé de l’organisation par dossiers, que j’utilise pour quasiment tous les mails à peu près importants que je reçois.
Cyprien.
Gmail power
L’article est bien rédigé, et les conseils pertinents (même s’ils tombent un peu sous le sens avec un peu de bon sens (c’est le cas de le dire)).
Par contre, je ne suis pas du tout d’accord avec l’utilisation des Webmails. C’est tout sauf ergonomique : impossible d’accéder à toutes ses boîtes mails d’un coup (personnellement, j’ai 3 adresses et elles ne sont pas toutes chez me même système de messagerie), l’interface est généralement lente et mal codée, on trouve des bugs de mise en page (en tous cas, j’en ai souffert plusieurs fois lorsque je rédigeais des courriels directement depuis Hotmail il y a quelques années).
J’ajoute que l’utilisation de libellés est faisable avec n’importe quel client civilisé (c’est à dire, par Outlouk express), de même que la création de notes (Thunderbird est par exemple équipé d’un calendrier très bien fait, sans les inconvénients de lenteur de Gmail puisque tout est stocké en local). Le seul argument en faveur des Webmails est l’écoute permanente des serveurs, mais il ne tient pas vraiment la route, car les bons clients permettent de choisir à quelle intervalle de temps recueillir les nouveaux messages. Rien n’empêche de laisser une durée très courte.
De plus, Thunderbird 3 est sorti récemment, et ce client pwne tout ce qui existe en matière de clients messagerie.
Super bon article!
Ah super article
Bien pour moi qui connait pas tellement Gmail ^^
souls_killer, c’est pour ça qu’il faut utiliser les bons webmail, et GMail en possède un bon.
Pour accéder à toutes les boites d’un coup, bien entendu que c’est possible (surtout avec GMail), il suffit d’avoir un bon fournisseur d’adresses mail. Moi par exemple je reçois 3 adresses mail sur ma boite Gmail, ensuite il suffit de configurer la réception par POP/IMAP,… et Gmail propose même par défaut d’appliquer un libellé du nom de l’adresse mail à tout mail téléchargé d’une autre boite.
De plus l’offline n’est plus toujours un bon argument, car avec Labs, le mode Offline fonctionne à merveille.
Je suis un très gros partisan de Thunderbird, mais j’ai formaté y’a pas longtemps et qu’est ce que je me suis embetté à sauvegarder toutes les donnés mails (super long…ziper le dossier d’AppData, le sauevgarder, le recopier, le dézipper,… du temps). Alors qu’avec le client en lign maintenant je sais que si je formate, rien à sauvegarder
Pour répondre a souls : j’utilise une adresse fastmail dans laquelle j’ai regroupé toutes mes adresses emails ( gmail, hotmail, alias) et le tout est trié par filtres …
Je ne lis mes mails que par webmail sur laptop, iPod touch, pc bureau …
Je ne pense pas que le client mail soit mort, pas encore du moins (tous les clients lourds vint disparaitre en 2012 disaient les mayas).
D’ailleurs, bien qu’utilisateur de webmail, je voudrais apporter une petite précision concernant la configuration de votre client lourd.
Préférez le protocole IMAP au dépassé protocole POP. En effet, IMAP vous permet une synchronisation directe sur le serveur. Petit exemple hi-tech : Sur mon iPhone, j’utilise le client Mail car la connexion 3G en France est encore un peu limitée en débit et accessibilité (transport, etc) et pas de solution Google Gears disponible pour Safari sur iPhone.
Avec un accès IMAP à mon serveur de mail, les mails lus dans Mail le sont aussi sur le serveur et donc sur le webmail de Gmail. De plus, l’organisation en libellés (vus comme des répertoires sur les clients lourds) ou l’archivage est rait également directement sur le serveur.
Ce serait plus clair avec quelques captures, mais je n’en ai pas. Donc bon courage.